Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem technischen Betrieb, der Bereitstellung, Sicherheit, Lizenzverwaltung, Support und Direktkommunikation von Core4X ist – soweit Core4X selbst Verantwortlicher ist – verantwortlich:

Natascha Schmidt
Friedrich-Schmolka-Straße 12
2542 Kottingbrunn
Österreich
E-Mail: office@core4xapp.com

Bei Daten, die ein Verein oder eine andere Organisation in Core4X für eigene Mitglieder, Projekte, Veranstaltungen, Kommunikation, Rechnungen oder POS-Abläufe verarbeitet, entscheidet grundsätzlich die jeweilige Organisation über Zweck und Inhalt dieser Verarbeitung. Core4X verarbeitet solche Daten im Rahmen der Bereitstellung der Plattform nach den jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen.

2. Verarbeitete Daten

• Stammdaten wie Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Kontaktdaten und Rollen.
• Community- und Organisationsdaten, Mitgliedschaften, Berechtigungen und Lizenzinformationen.
• Projektinhalte, Aufgaben, Umfragen, Einkaufslisten, Kalenderdaten, Chats und Kernteamdaten.
• POS-Daten wie Artikel, Tische, Bestellungen, Tagesabschlüsse und Bedienvorgänge.
• Rechnungsdaten, Belege, Fotos, Uploads, Profilbilder und Dokumente, wenn diese Funktionen genutzt werden.
• Bei Bestellungen: gewählter Tarif, Kunden- und Kontaktdaten, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Zahlungsstatus, Bestell- und Rechnungsnummer sowie Versandstatus der Zahlungsbestätigung und Rechnung.
• Push-Abonnements, Geräte-/Browserinformationen, IP-Adresse, Login-, Sicherheits- und technische Betriebsdaten.
• Nutzungs- und Presence-Daten zur Systemstabilität, Sicherheitskontrolle und anonymisierbaren Produktanalyse.
• Daten aus Voranmeldungen, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefon und Organisation, soweit freiwillig angegeben.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Bereitstellung und Durchführung des Core4X-Dienstes, zur Nutzer- und Rechteverwaltung, Kommunikation, Projekt- und Vereinsorganisation, Abrechnung, POS-Dokumentation, Support, Fehlerbehebung, IT-Sicherheit, Missbrauchsvermeidung, Datensicherung und Produktverbesserung.

Bestell-, Kontakt-, Zahlungs- und Rechnungsdaten werden zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet. Die Erstellung, Übermittlung und gesetzlich erforderliche Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsunterlagen erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den anwendbaren steuer- und unternehmensrechtlichen Vorschriften.

Weitere Verarbeitungen erfolgen je nach Zweck auf Grundlage gesetzlicher Verpflichtungen, berechtigter Interessen an einem sicheren und stabilen Betrieb sowie – bei ausdrücklich optionalen Funktionen – einer Einwilligung.

4. Einwilligungen und Widerruf

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt. Technisch optionale Funktionen wie Push-Benachrichtigungen können zusätzlich über die jeweiligen Geräte- oder Browsereinstellungen deaktiviert werden.

5. Empfänger und technische Dienstleister

Für Betrieb und Bereitstellung können personenbezogene Daten an technische Dienstleister übermittelt oder von diesen verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere Hosting-, Frontend-/Deployment-, Zahlungs-, Mail-, Push-, Sicherheits- und App-Store-Dienstleister. Der Backend- und Datenbankbetrieb erfolgt derzeit über Hostinger. Teile der Web-Auslieferung werden über Vercel bereitgestellt. Für die Zahlungsabwicklung kann Stripe eingesetzt werden; an Stripe werden nur die für die konkrete Zahlung erforderlichen Daten übermittelt.

Eine Weitergabe oder ein Verkauf personenbezogener Daten zu Werbezwecken findet nicht statt.

6. Übermittlungen außerhalb EU/EWR

Bei einzelnen Infrastruktur- oder Plattformdiensten kann eine technische Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR nicht vollständig ausgeschlossen werden. Soweit eine solche Übermittlung erfolgt, wird sie nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO durchgeführt, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln.

7. Speicherfristen

• Kontodaten werden grundsätzlich für die Dauer des aktiven Kontos bzw. Vertragsverhältnisses und darüber hinaus nur gespeichert, soweit dies für Nachweise oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.
• Presence-/Online-Historien werden technisch nur zeitlich begrenzt vorgehalten; der aktuell vorgesehene Betriebszeitraum beträgt bis zu 90 Tage.
• Datenbank-Backups werden nach einem abgestuften Aufbewahrungsschema geführt: tägliche Sicherungen kurzfristig, danach ausgewählte wöchentliche und monatliche Sicherungen.
• Voranmeldungsdaten werden gelöscht, wenn sie für die Kontaktaufnahme bzw. den vorgesehenen Einstieg nicht mehr benötigt werden oder eine Löschung verlangt wird.
• Rechnungen, Buchungsbelege und die dafür erforderlichen Kunden- und Zahlungsdaten werden grundsätzlich sieben Jahre ab dem gesetzlich maßgeblichen Fristbeginn aufbewahrt; bei anhängigen abgabenrechtlichen Verfahren gegebenenfalls länger.
• Nicht zahlungswirksame Testbestellungen und Testrechnungen werden grundsätzlich nach sieben Tagen gelöscht.
• Sicherheits- und Missbrauchsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweilige Schutzmaßnahme erforderlich ist.

8. Datensicherheit

Core4X setzt technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein. Dazu gehören rollenbasierte Berechtigungen, Login- und Missbrauchsschutz, verschlüsselte Übertragung, geschützte Operator-Zugänge, Sicherheitsprüfungen bei Deployments und regelmäßige Datenbanksicherungen. Backups werden nach Möglichkeit außerhalb des öffentlich erreichbaren Webbereichs gespeichert.

9. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Anfragen können an office@core4xapp.com gerichtet werden.

11. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen. In Österreich ist dies insbesondere die:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
Österreich
E-Mail: dsb@dsb.gv.at